CENTROS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA DE ANDALUCÍA.
SITUACIÓN ACTUAL

Autores:
Jesús Gómez Fernández-Cabrera.- Servicio de Documentación, Archivo y Publicaciones. Consejería de Gobernación. Junta de Andalucía
Inmaculada Maesso López.- Unidad de documentación. Gabinete de Análisis y Relaciones Institucionales. Presidencia de la Junta deAndalucía




INTRODUCCIÓN

Conocer cuales son los centros y servicios de documentación e información que existen en la Junta de Andalucía es una necesidad sentida por los profesionales del sector, e incluso por otros profesionales y por determinadas organizaciones públicas y privadas. Esta necesidad nos ha movido a publicar algunos resultados de una investigación llevada a cabo con objetivos más amplios, para dar a conocer qué centros y servicios existen en el aparato administrativo de la Junta de Andalucía y cuál es el perfil de estas unidades (especialización, recursos, etc).

Aquí presentamos un informe que recoge los datos relativos a determinados campos de nuestra investigación. Se trata de una foto fija en la que intentamos reflejar ,de forma detallada, determinados aspectos de la gestión de la información y la documentación en el seno de la Administración autonómica andaluza.

Los datos se exponen de forma extructurada, acompañados de los comentarios imprescindibles para su comprensión. Hemos evitado expresar nuestra valoración, que ya expusimos en la presentación de la investigación hecha en las V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada1 , limitandonos aquí a un trabajo meramente expositivo, ofreciendo una herramienta que pensamos puede ser útil para conocer la realidad .

El informe se compone de tres capítulos y dos anexos: En el capítulo 1 se presenta un mapa de la unidades documentales (UD) que existen en la Junta de Andalucía . En el capítulo 2 se presentan datos que pretenden dibujar un perfil descriptivo de dichas UD (antigüedad, cobertura temática, recursos personales, actividades y servicios documentales, automatización, etc) . En el capítulo 3 los responsables de estas UD exponen su grado de satisfacción respecto a los distintos aspectos que son objeto de este estudio, aportando una información complementaria y valiosa para conocer la situación de las UD.

El Anexo 1 contiene una relación de las UD de la Junta de Andalucía, con las acotaciones necesarias para conocer de qué organismo dependen, tipo de adscripción, clase de UD, localidad, etc. En el Anexo 2 se describe la muestra de esta investigación, es decir se detallan las UD que han aportado sus informaciones a nuestra investigación 2 .

La investigación está cerrada al 31 de mayo de 1996.

1.- UNIDADES DOCUMENTALES EN LA JUNTA D ANDALUCÍA.

1.1.- ORGANISMOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

Con el objeto de conocer las UD existentes en la Junta deAndalucía, consideramos que es necesario dibujar de forma previa el mapa del espacio organizativo sobre el que éstas se asientan:

Nombre de la Institución

Nºde organismos
existentes

Parlamento de Andalucía

1

Administración Consejerías y Presidencia
Otros organismos
Consejo Consultivo de Andalucía  

13
56
1

Tribunal Superior de Justicia    Sede Granada
Sede Málaga
Sala de Sevilla 1

1
 1
1

TOTAL

74

Fig. 1.- ORGANISMOS DE LA J.A.

Estos son los organismos existentes en la Junta de Andalucía al 31 de mayo de 1996. Hay que hacer notar que el epígrafe "Otros organismos" engloba una serie de entes administrativos (organismos autónomos, empresas públicas, etc) difíciles de definir a veces y difíciles de localizar, lo que nos ha obligado a llevar a cabo una seleccion. En el Anexo 1 se relacionan estos organismos, y se establece una clasificación de los mismo.

1.2.- UNIDADES DOCUMENTALES EXISTENTES

Después de consultar las fuentes publicadas3 y de analizar la Relación de Puestos de Trabajo de la Junta de Andalucía hemos detectato la existencia de las siguientes UD:

Organismos

Nº de UD

%

Parlamento de Andalucía
Consejerías y Presidencia
Otros organismos
Consejo Consultivo de Andalucía
Tribunal Suparior de Justicia de Andalucía

4
18
34
1
6

 6,34
 28,57
 53,96
 1,58
 9,52

TOTAL

63

100,00

Fig. 2.- UD EXISTENTES EN LOS ORGANISMOS

Conviene hacer una serie de acotaciones terminologícas y metodológicas, para exponer determinadas opciones que se han tomado al plantear la investigación.

Entendemos por UD aquella institución documental atendida por especialistas en información y documentación que tiene por objeto la recogida, análisis y tratatamiento de la información generada por fuentes internas y/o externas a la organización de la que forma parte; para lo que emplea medios personales, recursos técnicos y económicos, al objeto de someter la información a un tratamiento técnico documental que crea utilidad (económica o social) para los usuarios a quienes pretende satisfacer 4 . Hemos excluido en nuestro trabajo, como objeto de estudio los archivos y los museos, y nos hemos restringido al ámbito de las UD existentes en el aparato administrativo de la Junta de Andalucía, excluyendo tambien las bibliotecas públicas, las UD hospitalarias, etc.

1.3.- DISTRIBUCIÓN DE LAS UD POR CONSEJERÍAS.

Consejería Nº de UD
 Presidencia de la J.A.
 Consejería de la Presidencia
 Consejería de Gobernación
 Consejería de Economía y Hacienda
 Consejería de Relaciones con el Parlamento
 Consejería de Trabajo e Industria
 Consejería de Turismo y Deportes
 Consejería de Obras públicas y Transportes
 Consejería de Agricultura y Pesca
 Consejería de Salud
 Consejería de Educación y Ciencia
 Consejería de Cultura
 Consejería de Medio Ambiente

1
3
1
1
1
2
2
1
1
1
1
2
1

TOTAL

18

Fig. 3.- DISTRIBUCIÓN UD/CONSEJERÍAS

1.4.- DISTRIBUCIÓN DE LAS UD EN OTROS ORGANISMOS.

Son muy diversos los organismos administrativos en cuanto a su definición júridica. La clasificación que aquí hacemos tiene una finalidad operativa. A continuación indicamos la existencia de UD en cada uno de estos tipos de centros:

Tipo de organismo

Nº de
organismos

Con UD Sin UD
Empresas públicas
Organismos Autónomos
Órganos de participación
Servicios Administrativos
Órganos periféricos

12
9
2
22
11

4
6
0
13
11

8
3
2
9
0

TOTAL

56

34

22

% 60,71 39,28

Fig. 4.- DISTIBUCIÓN UD / ORGANISMOS

En el Anexo 1 puede identificarse la pertenencia de cada UD a su respectivo organismo, de forma individualizada.

1.5.- DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA DE LAS UD

La ubicación territorial de las UD, se refleja en la siguiente tabla:

Almería Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla Total
 Parlamento
 Consejerías
 Otros orgismos.
 C.Consultivo
 T.S. Justicia
-
-
2
-
-
-
-
3
-
-
-
-
2
-
-
-
-
6
1
1
-
-
1
-
-
-
-
1
-
-
-
-
3
-
2
4
18
2
-
3
4
18
6
1
6
TOTAL 2 3 2 8 8 1 1 41 63
% 3'17 4'76 3'17 12'69 1'58 1'58 7'93 65'07

Fig. 5.- DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA

1.6.- TIPOLOGÍA DE LAS UD

Por exigencia metodológica hemos establecido la distinción de dos tipos de UD: Servicios de Documentación y Centros de Documentación 5 . Hablaremos de Servicios para referirnos a las UD que integradas en un organismo administrativo prestan servicios documentales preferentemente a ese organismo, y hablaremos de Centros para referirnos a UD que , teniendo entidad organizativa propia o no, proyectan su actividad de forma horizontal en el conjunto de la Junta de Andalucía y en determinados sectores de la sociedad. (Ver Anexo 1 ).

En la Junta de Andalucía, como en el resto de la Administración Pública, existen dos tipos de organismos: departamentos sectoriales con funciones de gestión, y organismos de tipo horizontal con funciones de estudio y apoyo técnico en áreas temáticas concretas. En cada una de estas instancias se genera y utiliza información y documentación , en parte común a todos los organismos (normativa jurídica, jurisprudencia, información de la Junta de Andalucía, etc.), y en parte diferenciada, en función de las actividades que le son propias a cada uno de ellas.Las Secretarías Generales Técnicas de estos departamnetos tienen funciones6 tales como realizar estudios y reunir documentación sobre las materias propias del Departamento, preparar compilaciones de las disposiciones vigentes, cuidar de las publicaciones técnicas, dirigir y facilitar la formación de estadísticas, y otras más genéricas como mejorar la organización y métodos de trabajo y coordinación de los servicios . En consecuencia, cada organismo, que es responsable individualmente de la gestión de la información y documentación que necesita y/o produce, se ha ido dotando, a lo largo del tiempo, de los recursos organizativos, humanos y tecnológicos que dentro de sus posibilidades cada uno ha creído oportuno. Es decir han ido creando lo que aquí llamamos Servicios de Documentación.

Respecto al otro tipo de instituciones documentales, los Centros de Documentación, decir que desde instancias distintas la Administración se han ido creando centros y sistemas con una definición documental clara y definida, cuando ha surgido la necesidad de conservar, tratar y/o servir documentación e información especializada. Así han surgido organismos como el Centro de Documentación Musical, Instituto de Estadística de Andalucía, Filmoteca de Andalucía, etc. Existen tambien centros que estando incardinados en un organismo superior, están diseñados para dar servicio más allá del organismo al que pertenecen: Instituto Cartográfico, Centro de Documentación del Patrimonio Histórico, Biblioteca de la Escuela de Salud Pública, Departamento de Documentación del Instituto Andaluz del Deporte, Centro de Documentación Juvenil, Oficinas de Información Administrativa al Ciudadano, Centro Servidor de Videotex de la Junta de Andalucía, Centro de Información y Documentación de la Junta de Andalucía (CIDJA), que desde la Consejería de la Presidencia produce la Base de Datos del BOJA, etc .

A continuación presentamos la cuantificación de Centros y Servicios de Documentación existentes en la Junta de Andalucía 7 . En el Anexo 1 pueden identificarse cada uno de ellos de forma individualizada.

Organismo Centro de
Documentación
Servicio de
Documentación
N deº UD % N deº UD %
 Parlamento de Andalucía
 Consejerías y Presidencia
 Otros organismos
 Consejo Consultivo de Andalucía
 Tribunal Superior de Justicia Andalucía

0
3
10
0
0

0'00
5'26
15'87
0'00
0'00

4
15
24
1
6

6'3
23'80
38'09
1'58
9'52

TOTAL

13

20,63

50

79,36

Fig. 6.-TIPOS DE UD

2.- PERFIL DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

A continuación se aportan una serie de datos que pueden ser un instrumento para perfilar una imágen de cómo son las UD de la Junta de Andalucía.

2.1.- ANTIGÜEDAD DE LAS UD.

Se refleja aquí el año de creación de las distintas UD. Exepto la Biblioteca del Archivo de la Real Chancillería de Granada, creada en 1909 y transferida por el Estado, el resto de las UD son de creación autonómica:

Año

Nº de UD

1909
1982
1990
1975
1983
1991
1976
1984
1992
1977
1985
1993
1978
1986
1994
1979
1987
1995
1980
1988
1996
1981
1989

1
0
4
4
1
2
0
3
0
0
0
4
1
4
2
0
5
0
5
4
0
0
2

N/C

2

TOTAL

44

Fig. 7.- ANTIGÜEDAD DE LAS UD

2.2.- COBERTURA TEMÁTICA

Las materias de que se ocupan las distintas UD de la Junta de Andalucía, y en qué medida, se reflejan en la siguiente tabla 8

.

Temática

Nº de UD

%

 11. Lógica
 12. Matemáticas
 21. Astronomía y astrofísica
 22. Física
 23. Química
 24. Ciencias de la vida
 25. Ciencias de la Tierra y del Espacio
 31. Ciencias Agronómicas
 32. Ciencias Médicas
 33. Ciencias Tecnológicas
 51. Antopología
 52. Demografía
 53. Ciencias Económicas
 54. Geografía
 55. Historia
 56. Ciencias Jurídicas. Leyes
 57. Lingüística
 58. Pedagogía
 59. Ciencia Política
 61. Psicología
 62. Ciencias del Arte. Letras
 63. Sociología
 71. Ética
 72. Filosofía

1
2
1
1
12
3
5
12
7
8
6
1
5
1
4
19
1
3
9
2
6
4
2
1

2,27
4,54 
2,27
2,27
27,27
6,81
11,36
27,27
15,90
18,18
13,63
2,27
11,36
2,27
9,09
43,18
2,27
6,81
20,45
4,54
13,63
9,09
4,54
2,27

Fig. 8.- COBERTURA TEMÁTICA

2.3.- CUANTIFICACIÓN DE LOS FONDOS 9


Tipo de documento

Total

Media

Monografías
Manuales Técnicos
Tesis, Proyectos fin de carrera ...
Directorios, Obras de referencia ...
Informes de investigación, separatas
Revistas técnicas y científicas
Revistas de resumnes
Boletines bibliográficos
Boletines, Newsleetters ...
Normas
Mapas, planos, fotografías aéreas
Actas de congresos
Películas, vídeos, ...
Diapositivas
Microformas
Discos y cassetes
CD-ROM
Folletos
Memorias de empresas
Recortes de prensa
Grabados y dibujos
Diarios y revistas de información
Piezas musicales (partituras)
Programas de ordenador
Doc. de organismos internacionales
Registros lexicológicos
Colecciones especiales

260827
4059
917,00
3.578,00
35.235,00
79.632,00
15,00
175,00
156,00
16,00
123.077,00
2.508,00
7.181,00
62.004,00
163.052,00
23.142,00
146,00
6.392,00
611,00
3.700,00
206,00
188,00
22.305,00
262,00
120,00
192,00
1.247,00

6520,67
101,47
22,92
89,45
880,87
1990,80
0,37
4,37
3,90
0,40
3076,92
62,70
179,52
1550,10
4076,30
578,55
3,65
159,80
15,27
92,50
5,15
4,70
557,62
6,55
3,00
4,80
31,17

Fig. 9.- FONDOS

2.4.- DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

La disponibilidad de efectivos personales y la cualificación de los mismos , es uno de los exponentes que pueden ayudarnos a saber la embergadura y la proyección de cualquier organización. Se reflejan a continuación algunos parámetos sobre los puestos de trabajo que existen en las UD objeto de nuestro estudio.

2.4.1.- CUANTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Los distintos tipos de puestos de trabajo que aparencen en la Relación de Puestos de Trabajo de la Junta de Andalucía podemos clasificarlos , haciendo un esfuerzo de abstracción y con el riesgo de simplificar, en tres categorias: a) Jefaturas de Servicio y Asesorías Técnicas (titulación superior); b) Jefaturas de Departamento o Sección (Diplomatura /Bachillerato); c) Jefatura de Negociado (Bachillerato /Graduado escolar) y d) Administrativo y Auxiliar Administrativo (Graduado escolar). Siguiendo esta clasificación, en la siguiente tabla, se refleja la dotación de personal con que cuentan la UD 10 .

Tipo de Personal

Dotación total

Dotación media

%

Servicio/Asesores
Departameto/sección
Negociado/ Auxiliar

60
19
65

1,53
0,48
1,66

41,66
13,19
45,13
TOTAL

144

3,69

Fig. 10.- DOTACIÓN DE PERSONAL

2.4.2.- TIPOLOGÍA LABORAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

El tipo de ocupación de las plazas por parte del empleado público que la ocupa, también es definitorio del perfil de la UD 11

Tipos de puestos de trabajo

Funcionario

Nº        %

Interino

Nº        %

Laboral

Nº        %

Servicio/Asesores
Departameto/sección
Negociado/unidad
24    16,66
13      9,02
36    25,00
13     9,02
3       2,08
12     8,33
23    15,97
3        2,08
17    11,80
TOTAL 73     50,69 28    19,44 43    29,89

Fig. 11.- TIPOLOGÍA DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

2.4.3.- DEFINICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

Es muy importante la cualificación profesional que se exige para ocupar los distintos puestos de trabajo. Bien por el nombre del propio puesto de trabajo, o bien porque se exijan conocimientos de Documentación para su ocupación 12 , hemos establecido la siguiente clasificación de los puestos de trabajo existentes: Puestos definidos como documentales y puestos, que realizando trabajos documentales, no lo reflejan en su definición y por tanto no requieren para ser ocupados cualificación documental 13
.

Definición documental

Nº                      %
Otras definiciones

Nº                  %
Servicio/Asesores
Departameto/sección
Negociado/ Auxiliar
51                   35,41
17                   11,80
10                     6,94
  9              6,25
  2              1,38
55            38,19
TOTAL 78                   54,16 66            45,83

Fig. 12.- DEFINICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

2.5.- SERVICIOS DOCUMENTALES

2.5.1.- TIPOS DE SERVICIOS QUE PRESTAN LAS UD.

En el siguiente cuadro se indican los distintos tipos de servicios documentales y el número de UD que prestan cada uno de ellos, con expresión de su correspondiente porcentaje:

Tipo de servicio

Nºde UD

%

Sala de lectura
Préstamo personal
Préstamo interbibliotecario
Reprografía de fondos propios
Búsquedas retrospectivas
Difusión selectiva de la informac.
Cursos o seminarios

33
34
19
36
29
18
9

 75,00
 77,27
 43,18
 81,81
 65,90
 40,90
 20,45

Fig. 13.- SERVICIOS DE LAS UD

2.5.2.- ÁMBITO DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. ACCESIBILIDAD.

Se pretende, con la siguiente tabla exponer el ámbito de actuación, en cuanto a prestación de servicios, de las UD. Se indica el número y el porcentaje de centros que presta cada servicio . Hay que hacer notar, que los que hemos denominado Servicios de Documentación 14 , cuya vocación es servir a la institución a la que pertenecen, también prestan servicio a otras instituciones e incluso al público en general.

Nivel de acceso

Nºde UD

%

Servicio/acceso al público
Servicio/acceso restringido a organismos de la Administración Pública Servicio/acceso restringido a organismos de la Junta de Andalucía Servicio/acceso restringido a la propia Consejería/Organismo Aut./Empresa
Servicio/acceso exclusivo a la Unidad administrativa a la que pertenece Investigadores acreditados

24
10
11
17
8
3

54,54
22,72
25,00
38,63
18,18
6,81

Fig. 14.- ACCESIBILIDAD DE LAS UD

2.6.- RELACIONES DE COOPERACIÓN

La incorparación de las UD a actividades y organizaciones de cooperación queda reflejada a continuación:

Tipo de cooperación

Nºde UD

%

Cooperan con otras organizaciones
Son miembros de una organización
Participan en Catálogos colectivos


21
10
8


47,72
22,72
18,18

Fig. 15.- COOPERACIÓN EN LAS UD

2.7.- RECURSOS TECNOLÓGICOS.

2.7.1.-ORDENADORES

Para conocer el parque de ordenadores con que cuentan las UD hemos analizado en primer lugar el tipo de ordenador (grande/mini/micro) de que disponen.

Grande

Mini

Micro

  Nº         Media   Nº         Media   Nº         Media
  0             0,00  3             0,06   84           1,90

Fig. 16.- TIPOS DE ORDENADOR

A continuación se desglosa el número de micro-ordenadores existentes:

Tipo

Nº ordenadores

%

Pentium
486
386
286
Total

4
49
17
14
84

4,76
58,33
20,23
16,66

Fig. 17.- TIPOS DE MICRO

2.7. 2.- SOFTWARE

En este apartado pretendemos conocer qué programas informáticos se utilizan en las UD y para que actividades se emplean.

3.7.2.1.- CUANTIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS UTILIZADOS

A continuación se indican los programas utilizados, con expresión del número y % de UD donde se emplean. Hay que hacer notar que en una misma UD puede emplearse más de un programa.

Programa

Nº de UD

%

ABSYS
ACCES MICROSOFF
BASIS PLUS
BEAT
BRS
CATDOC
CDS-ISIS
DBASE IV
INMAGI
LIBERMAC
KNOSYS
NABIL
OPEN ACCES
PROCITE
SABINI
TINLIB
TEXTO
UNIPLEX

7
3
1
1
2
1
6
4
1
1
16
3
1
2
7
1
1
1

11,86
5,08
1,69
1,69
3,38
1,69
10,16
6,77
1,69
1,69
27,11
5,08
1,69
3,38
11,86
1,69
1,69
1,69

Total instalaciones

59

Fig. 18.- PROGRAMAS UTILIZADOS

2.7.2.2.- TRABAJOS DOCUMENTALES IMPLEMENTADOS CON CADA PROGRAMA.

En las cinco tablas siguientes se explica la utilización que se hace de cada uno de los programas. Se detallan las distintas actividades a que se aplican, con indicación del número y % de UD que emplean ese program para esa actividad.

Programa

Nº de UD

%

 ABSYS
 CATDOC
 CDS-ISIS
 LIBERMAC
 KNOSYS
 SABINI
 TEXTO

 Total

5
1
2
1
3
2
1

15

11,36
2,27
4,54
2,27
6,81
4,54
2.27

Fig. 19.- ADQUISICIONES

Programa

Nº de UD

%

ABSYS
CATDOC
CDS-ISIS
KNOSYS
NABIL
SABINI
TEXTO

Total

7
1
3
14
2
6
1

34

15,90
2,27
6,81
31,81
4,54
13,63
2,27

77,27

Fig. 20.- CATALOGACIÓN

Programa

Nº de UD

%

ABSYS
CATDOC
CDS-ISIS
LIBERMAC
KNOSYS
NABIL
OPEN ACCES
SABINI
TINLIB
TEXTO
UNIPLEX

Total

4
1
1
1
6
1
1
2
1
1
1

20

9,09
2,27
2,27
2,27
13,63
2,27
2,27
4,54
2,27
2,27
2,27

45,45

Fig. 21.- PRÉSTAMO

Programa

Nº de UD

%

ABSYS
CATDOC
KNOSYS
OPEN ACCES

Total

1
1
4
1

7

2,27
2,27
9,09
2,28

15,90

Fig. 22.- GESTIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Programa

Nº de UD

%

ACCES
BASIS PLUS
BRS
CDS-ISIS
DBASE IV
INMAGIL
KNOSYS
PROCITE

Total

2
1
2
2
3
1
8
1

20

4,54
2,27
2,54
4,54
6,81
2,27
18,18
2,27

45,45

Fig. 23.- BASES DE DATOS DE ELABORACIÓN PROPIA

2.7.3.- COMUNICACIONES

A continuación se muestran los distintos elementos de telecomunicación con que tienen a su disposición las UD. Se expresa el número y porcentaje de UD que disponen de cada uno de ellos.

Nº de UD

%

Red telefónica básica
RDSI
X-25
Videotex
Infovía
Internet
Proveedores de bases de datos
Correo electrónico
BBS
Servidor Videotex
Servidor Web

44
2
13
13
4
8
11
10
6
2
1

100,00
4,54
29,54
29,54
9,09
18,18
25,00
22,72
13,66
4,54
2,27

Fig. 24.- COMUNICACIONES Y SERVICIOS A TRAVES DE COMUNICACIONES

2.7.4.- RED LOCAL

La incorporación de las UD a la red local de su organización queda puesta de manifiesto en el siguiente cuadro, en el que se expresa el tipo de red , el número y porcentaje de UD que son usuarios de cada una.

NOMBRE DELA RED

Nºde UD

%

Banian
Lan Smart
Netware Novel
Windows NT Server

Total

1
1
12
1

15

2,27
2,27
27,27
2,27

34,09

Fig. 25.- RED LOCAL

2.7.5.- OTROS RECURSOS TENOLÓGICOS

La descripción del equipamiento tecnológico de las UD debemos completarla con el estudio de la dotación de otros recursos como los que se muestran en el siguiente cuadro, en el que se indica el número y porcentaje de UD que están dotados de cada uno de los recursos que se citan.

Nºde UD

%

Fax
Scanner
Lector microformas
Fotocopiadora
Lector CD-Rom
Grabador CD-ROM
OCR

27
11
16
27
15
5
8

61,36
25,00
36,36
61,36
34,09
11,36
18,18

Fig. 26.- OTROS RECURSOS TECNOLÓGICOS

2.8.- AUTOMATIZACIÓN. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Una vez que hemos puesto en claro los recursos tecnológicos de que disponen las UD, hemos de estudiar cuál es el empleo que de los mismos hacen. Para ello nos vamos a fijar en tres aspectos: actividades que se llevan a cabo de forma automatizada, cómo se realiza la catalogación de documentos y qué servicios y productos automatizados se producen.

2.8.1.- ACTIVIDADES AUTOMATIZADAS

Se reseñan a continuación las actividades que las UD documentales realizan de forma automatizada, con indicación del número y porcentaje de UD que realizan cada una de las actividades.

Actividades automatizadas

Nºde UD

%

Adquisiciones
Catalogación
Control de suscripciones
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Catálogo acceso público. OPAC
Lenguaje documental:Tesauros
Difusión

15
34
7
20
6
7
12
10

34,09
77,27
15,90
45,45
13,63
15,90
27,27
27,72

Fig. 27.- ACTIVIDADES AUTOMATIZADAS

2.8.2.-CATALOGACIÓN

Buscamos ahora conocer cómo se lleva a cabo la catalogación en la actualidad en las distintas UD. Para ello se reseñan datos relativos a las normas empleadas en la catalogación, el nivel de profundidad de ésta, el formato de los registros, etc. Se indica siempre el número y porcentaje de UD que se encuentran en cada una de las situaciones que se describen.

Nºde UD

%

ISBD
Normas propias
N/C

Total

27
10
7

44

61,36
22,72
15,90

Fig. 28.- NORMAS DE CATALOGACIÓN EMPLEADAS

NIVEL

Nºde UD

%

Alto
Medio
Bajo
N/C

10
20
8
6

22,72
45,45
18,18
13,63

Fig. 29.- CATALOGACIÓN. NIVEL DE PROFUNDIDAD

Nªde UD

%

Automatizada
Manual

34
10

77,27
22,72

Fig. 30- AUTOMATIZACIÓN DE LA CATALOGACIÓN

Nºde UD %
Ibermac
Otros:
N/C
22
10
12
68,75
31,25

Fig. 31.- FORMATO DE LOS REGISTROS DE ENTRADA

Nºde UD

%

Ibermac
Otros:
N/C

17
7
20

38,63
15,90
45,45

Fig. 32.- FORMATO DE LOS REGISTROS DE SALIDA

Nªde UD

%

Bases de datos bibliográficas
Bibliografías nacionales
Catalogación propia
Otras bibliotecas
N/C

8
9
36
9
3

18,18
20,45
81,81
20,45
6,81

Fig .33.- FUENTES PARA LA CATALOGACIÓN15

Nªde Ud

%

Transferencia de ficheros
Volcado registro a registro desde pantalla
Tecleado a mano
N/C

5
1
39
5

11,36
2,27
88,63
11,36

Fig. 34.- MECANISMO EMPLEADO EN LA CATALOGACIÓN 16

Tipo de documento

Total

Nº UD

Media

Monografías
Publicaciones periódicas (títulos)
Artículos de revista
Disposiciones publicadas en BOJA
Registros sonoros
Vídeos / películas
Documentación gráfica
Bienes Patrimonio Histórico
Partituras

125.189,00
4199,00
5.042,00
128.658,00
21.300,00
2.363,00
140.950,00
31.790,00
22.000,00

29
15
3
5
1
3
3
1
1

4316,86
279,93
1680,66
25731,60
21300,00
787,66
4698,30
31790,00
22000,00

Fig. 35.- REGISTROS AUTOMATIZADOS 17

2.8.2.-SERVICIOS Y PRODUCTOS AUTOMATIZADOS

Hay servicios que las UD prestan, en cuya ejecución se emplean en mayor o menor medida las tecnologías de la información. A continuación se mencionan esos servicios y se muestra el número y porcentaje de UD que los tienen automatizados.


Servicios prestados

Nº de UD

%

Préstamo automatizado
Préstamo con código de barras
Acceso a bases de datos en CD-ROM
Acceso a bases de datos en línea
Boletín bibliográfico
Obtención documentos primarios
Boletín de resumenes
Acceso a otros catálogos mediante OPAC
Elaboración de informes/dossiers
Acceso a Internet
Acceso a Videtotex

18
0
15
10
25
28
19
5
23
1
3

47,36
0,00
39,47
26,31
65,78
73,68
13,15
50,00
60,52
2,63
7,89

Fig. 36.- ACTIVIDADES/SERVICIOS AUTOMATIZADOS18

3.- AUTOVALORACIÓN DE LA DOTACIÓN DE RECURSOS DE LAS UD

Hemos requerido a los responsables de las distintas UD que manifiesten su grado de satisfacción (alto, medio o bajo) acerca de las dotaciones con que cuentan sus respectivos centros y servicios. Estas opiniones se muestran en la tabla siguiente en la que se indica el número y porcentaje de las correspondientes a las UD que opinan sobre cada uno de los aspectos que se valoran.

Grado de

satisfacción

 Aspecto que se valora 

Alto

Nº de             
UD          %

Medio

Nº de             
UD          %

Bajo

Nº de             
UD          %

N/C

Nº de             
UD          %

Dotación de personal
Recursos económicos
Recursos materiales
Ordenadores
Programas informáticos
Red local
Comunicaciones
3           6,81
4           9,09
5         11,36
8         18,18
10       22,72
5         11,38
6         13,63
13       29,54
18       40,90
13       29,54
21       47,72
15       34,09
3           6,81
6         13,63
25       56,81
19       43,18
23       52,27
12       27,27
16       36,36
11       25,00
24       54,54
3          6,81
3          6,81
3          6,81
3          6,81
3          6,81
25      56,81
8        18,18

Fig. 37.- AUTOVALORACIÓN DE LOS RECUROS


ANEXO 1: MUESTRA DE LA INVESTIGACION


INTERPRETACION DE LOS SIGNOS EMPLEADOS

ADSCRIPCIÓN

TIPO DE UD

MUESTRA

C    Consejería
CC  Consejo Consultivo
CP  Organo Periférico
EP   Empresa Pública
OA  Organismo autónomo
OP  Organo de poarticipación
con funciones administrativas
   Parlamento de Andalucía
SA  Servicio Administrativo
sin personalidad jurídica propia
TS  Tribunal Sup. de Justicia
C Centro de
    Documentación

S Servicio de
   Documentació







SI  Esta unidad sí está incluida en la muestra que ha servido de base al estudio

NO  Esta unidad sí está incluida en la muestra que ha servido de base al estudio








PARLAMENTO

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

DirecciónGeneral de Servicios. Servicio de Documentacióny Archivo.

P

S

NO

DirecciónGeneral de Servicios. Servicio deBiblioteca.

P

S

SI

Cámara de Cuentas Servicio de Biblioteca y Archivo.

P

S

SI

Defensor del Pueblo. Servicio de Documetnacióny Biblioteca.

P

S

SI


TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DE ANDALUCIA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Tribunal Tuperior de Justicia. Granada Biblioteca

TS

S

NO

Audiencia Provincial. Málaga Biblioteca

TS

S

NO

Sala de la Contencioso Advo.Málaga Biblioteca

TS

S

NO

Sala de la Contencioso Advo. Sevilla Biblioteca

TS

S

NO

Audiencia Provincial. Sevilla Biblioteca

TS

S

NO

Juzgados de 1ª Instancia. Sevilla Biblioteca

TS

S

NO


PRESIDENCIA DE LA J.A

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Gabinete de Análisis y Relaciones Institucionales. Unidad de Documentación

C

S

SI


CONSEJERÍA DE DE LA PRESIDENCIA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Centro de Información y Documentación de la Junta de andalucía.

C

S

SI

D.G. de Asuntos Europeos y Cooperación Exterior Servicio de Relaciones Institucionales
Asesoramiento e Información

C

C

SI

Gabinete Jurídico Documentación

C

S

NO

Empresa Pública de Radio y Televisión de Andalucía Documentación

EP

S

NO

Instituto Andaluz de la Mujer Departamento de Documentación. y Publicaciones

OA

S

SI


CONSEJERÍA DE GOBERNACIÓN

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica Servicio de Documentación, Archivo y Publicaciones.

C

S

SI

Instituto Andaluz de Administración Pública Departamento de Estudios y Documentación.

OA

S

SI


CONSEJERÍA DE ECONOMÍA Y HACIENDA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica Biblioteca

C

S

SI

Instituto de Estadística de Andalucía Biblioteca

OA

S

NO


CONSEJERÍA DE RELACIONES CON EL PARLAMENTO

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Secciónde Coordinación y Documentación.

C

S

SI


CONSEJERÍA DE TRABAJO E INDUSTRIA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica Biblioteca.

C

S

NO

Instituto Andaluz de Servicios Sociales Departamento de Documentación.

OA

S

SI

Instituto de Fomento No existe UD

EP

NO

Consaejo andaluz de Relaciones Laborales No existe UD

OP

NO

Comisionado para la Droga Centro de Documentación.

C

C

SI


CONSEJERÍA DE TURISMO Y DEPORTES

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Servicio de Legislación y Recuros. Biblioteca

C

S

SI

D.G. de Turismo Servicio de Infraestructura.

C

S

SI

Instituto Andaluz del Deporte Departamento de Documentacióny Publicaciones.

SA

C

SIO

Empresa Pública de Turismo No existe UD

EP

NO


CONSEJERÍA DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica Biblioteca central

C

S

SI

Empresa Publica del Suelo Archivo y Documentación

EP

S

SI

Empresa Pública de Puertos No existe UD

EP

NO

Instituto Cartográfico Instituto Cartográfico

SA

C

SI


CONSEJERÍA DE AGRICULTURA Y PESCA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

D. G. de Investigaciónagraria.y Formación Agraria Biblioteca

C

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Córdoba Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). El Ejido. Almaría Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Málaga Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Alcalá del Rio. Sevilla Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Granada Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Montequinto. Sevilla Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación de cultivo de Especies Marinas (CICEM). Cartaya. Huelva Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación de cultivo de Especies Marinas (CICEM)El Puerto de S.M. Cádiz Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Jerez de la Frontera. Cádiz Biblioteca

CP

S

SI

Centro de Investigación y Formación Agraria (CIFA). Jaen Biblioteca

CP

S

SI

Empresa andaluza de Gestión de Tierras No Existe UD

EP

NO

Instituto andaluza de Reforma Agraria No Existe UD

OA

NO


CONSEJERÍA DE SALUD

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Departamento de Documentación y biblioteca

C

S

SI

Servicio andaluz de Salud Servicio de Relaciones Institucionales
Asesoramiento e Información

OA

S

NO

Escuela andaluza de Salud Pública Biblioteca

EP

C

SI

Agencia de Evaluación de Tecnoligías Sanitarias de Andalucía No existe UD

SA

NO

Empres Pública Hospital Costa del sol Documentación.

EP

NO


CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y CIENCIA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Sección de Documentación y Publicaciones

C

S

NO

Instituto Andaluza de Energías Renovables No existe UD

SA

NO

Instituto Andaluz de Evaluación educativa y Formación del Profesorado No existe UD

SA

NO

Servicio analuz de Micrografía No existe UD

SA

NO

Servicio Andaluz de Biotecnología No existe UD

SA

NO

Instituto Andaluz de Prospectiva No existe UD

SA

NO

Centro Informático y científico de andalucía (CICA) Biblioteca

SA

S

NO

Instituto Andaluz de Criminología No existe UD

SA

NO

Centro Andaluz de Documentación en Normalización y Fabricación No existe UD

SA

NO

Consejo Escolar de Andalucía No existe UD

OP

NO


CONSEJERÍA DE DE CULTURA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica Servicio de Estudios y Publicaciones

C

S

SI

Empresa Pública de Gestión de Programas Culturales No existe UD

EP

C

NO

Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico. Centro de Documentación

SA

C

SI

Centro Andaluz de Arte Contempraneo No existe UD

OA

NO

Conjunto Monumental La Cartuja Biblioteca

SA

S

NO

Consjeo de la Juventud de Andalucía No existe UD

EP

NO

Centro de Documentación Musical Centro de Documentación Musical

SA

C

SI

Centro Andaluz de Flamenco Biblioteca

SA

NO

Centro Andaluz de Teatro Unidad de Documentación

SA

C

SI

Biblioteca de Andalucía Biblioteca de Andalucía

SA

C

SI

Archivo General de Andalucía Biblioteca auxiliar

SA

S

SI

Archivo de la Real Chancillería Biblioteca auxiliar

CP

S

SI

Empresa Andaluza de Instalaciones y Turismo Juvenil No existe UD

OA

NO

Centro Andaluz de Danza No existe UD

SA

NO

Patronato de la Alhambra y el Generalife Biblioteca y Archivo

OA

S

SI

Centro Andaluz de Fotografía Centro Andaluz de Fotografía

SA

C

NO

Filmoteca de Andalucía Filmoteca de Andalucía

SA

C

SI

Escuela Pública de Animación Sociocultural Docuemtación

SA

C

NO

D. G. de Juventud y Voluntariado Centro Andaluz de Documentación Juvenil

C

C

NO


CONSEJERÍA DE MEDIO AMBIENTE

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Técnica
Biblioteca

C

S

SI

Empresa de GestiónMedioambiental No existe UD

EP

NO


CONSEJO CONSULTIVO DE ANDALUCIA

Nombre de la UD

Adcripción

Tipo

Muestra

Secretaría General Unidad de Documentación

CC

S

SI




ANEXO 2 .- MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN. RESUMEN

Las UD que han aportado sus datos a la investigación, respondiendo a nuestro cuestionario, y a nuestra petición de aclaraciones , han sido las siguientes:

Organísmo

Nº de UD

%

Parlamento de Andalucía
Consjerías y Presidencia
Otros organismos
Consejo consultivo de Andalucía
Tribunal Superior de Justicia de A

3
15
25
1
0

57,00
83,33
73,52
100,00
0,00

Total

44

69,84

Fig. 38.- UD estudiadas. Muestra 19

En el Anexo 1 pueeden identificarse cada una de estas unidades: Hay que hacer notar que algunas han quedado fuera de la muestra no por voluntad de sus responsables, sino por fallos imputables a los promotores de la investigación.

Conforme a la distinción que hemos establecido en el Apartado 1.6, en nuestra muestra conviven dos tipos de instituciones documentales, los Centros y los Servicios. Hemos optado por el tratamiento unitario de la información de ambos, aunque conscientes de que en algunos aspectos las características de unos pueden distorsionar el perfil del conjunto. Para evitar este riesgo, los datos estadísticos se han elaborado teniendo en cuenta esta distinción en los casos que ha sido prodedente.

Tipo de UD

Nº de UD

%

Centro de Documentación
Servicio de Documentación

Total

10
34

44

22,72
77,27

100,00

Figura 39.- Tipologías de las UD de la muestra 20



NOTAS

1 Esta investigación fué presentada en las V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, celebradas en Cáceres del 17 al 19 de Octubre de 1996. Allí expusimos los objetivos de nuestro trabajo y las fases y metodología empleados, así como algunas de las conclusiones que de él pueden extraerse. Ver GÓMEZ, J. y MAESSO, I.: Gestión automatizada de la información y documentación en la Administración . En Sistemas de Información. Balance de 12 años de jornadas y perspectivas. V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. Actas. Cáceres: Fesabid, 1996, pp. 403-412

Queremos reflejar aquí nuestro sincero agradecimiento a todos los colegas que, aportando los datos de sus respectivos centros, han hecho posible este trabajo.

MARTÍN OÑATE, A. (dir.): Directorio bibliotecario de Andalucía. Málaga: Asociación andaluza de bibliotecarios, 1995.
MINISTERIO DE CULTURA: Mapa de infraestructuras, operadores y recursos culturales (MIORC). Madrid: Ministerio de Cultura, 1995
OFICINA DEL PORTAVOZ DEL GOBIERNO: Agenda de la comunicación 1996. Sevilla: Consejería de la Presidencia, 1995
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS E IGS: Guía de Funciones y Servicios de la Administración Andaluza. Sevilla: Consejería de Gobernación, 1995

 RAMOS SIMÓN, L. F.: Dirección, administración y marqueting de empresas e instituciones documentales. Madrid: Ed. Síntesis, 1995, p.41

5  Esta distinción está inspirada en la clasificación que propone J.. CHAUMIER en Técnicas de Documentación y Archivo. Barcelona: Oikos-Tau, 1993, pp. 25-28.

6  Ley 6/1983, de 21 de julio, de Gobierno y Administración de la Comunidad Autónoma. BOJA, 60, 29.07.83, art. 42.

 El % se refiere al número total de UD de la JA.

8  Hemos seguido para la clasificación de los temas la Nomenclatura para los campos de las ciencias y la tecnología de la Unesco

 A efectos de calcular la media de este ítem se ha computado la información de 40 UD

10  A efectos de calcular la media y el % de este ítem se ha computado la información de 39 UD

11  El % hace referencia al total de personas que trabajan en UD:144

12  Hay que hacer notar que aunque la denominación del puesto haga alusión a la Documentación, no por ello se exigen conocimientos específicos para su ocupación. En la mayoría de los casos la exigencia se refiere sólamente al nivel de titulación, no a la especialidad. En la actualidad se están implantando las llamadas "Areas Funcionales", que inciden en la especialización de experiencia requerida para ocupar los puestos.

13  El % hace referencia al total de personas que trabajan en UD:144

14  Ver apartado 1.6

15 Para el cálculo del % se han computado los datos de 41 UD.

16 Hay que hacer notar que en una misma UD se pueden emplear distintos menacismos.

17  Pretendemos mostrar aquí el volumen de registros que contienen los catálogos automatizados de las UD. No todos los centros disponen de los mismos tipos de documentos, por lo cual en la tercera columna se indica el número de centros que disponen de cada uno de los tipos documentales, siendo ese el número empleado para obtener la media.

18  Para la obtención del porcentaje se han computado los datos relativos a 38 UD

19  El % se refiere al número total de UD existentes en la JA

20  El % se refiere al número de UD que componen la muestra


Este trabajo está publicado en:

MAESSO LÓPEZ, I. y GÓMEZ FERNÁNDEZ-CABRERA, J.: Centros y servicios de información y documentación en la administración autonómica de Andalucía. Situación actual. En Boletín del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico.- 17, 1996, 116-134. ISSN 1136-1864

 

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