GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACIÓN ANDALUZA

Jesús Gómez Femández- Cabrera.- Jefe del Servicio de Documentación, Archivo y Publicaciones. Consejería de Gobernación de la Junta de Andalucía
Inmaculada Maesso López .- Jefa de la Unidad de Documentación. Gabinete de Análisis y Relaciones Institucionales

Resumen

Después de fijar un censo de unidades de documentación/información existentes en el ámbito del aparato administrativo de la Junta de Andalucía, se describe la investigación llevada a cabo sobre la presencia de las tecnologías de la información en este ámbito. Finalmente se hace un avance de las conclusiones.

Palabras clave

Andalucía. Automatización. Bibliotecas. Centros de Documentación. Directorio de Centros. Estudio. Junta de Andalucía.


La Junta de Andalucía (JA) en cuanto a su estructura organizativa se vertebra sobre dos pilares: Parlamento y órganos de Gobierno (Presidencia, consejerías , organismos autónomos y empresas públicas). Se pueden diferenciar dos tipos de organismos, como en el resto de la Administración Pública: departamentos sectoriales con funciones de gestión y organismos de tipo horizontal con funciones de estudio y apoyo técnico en áreas temáticas concretas. En cada una de estas instancias se genera y utiliza información y documentación (I/D), en parte, común a todos los organismos, y en parte, diferenciada en función de las actividades que le son propias a cada uno de ellos.

Por otro lado en la Administración Autonómica existen instancias que tienen asignadas competencias de planificación, dirección y coordinación respecto de la gestión de la I/D , como son la Dirección General de Organización y Métodos e IGS (Consejería de Gobernación) (1) y la Dirección General de Bienes Culturales (Consejería de Cultura) (2) .

Al no existir una política de LID en el seno de la JA, cada organismo , que es responsable individualmente de la gestión de la I/D que necesita y/o produce, se ha ido dotando a lo largo del tiempo de los recursos organizativos, humanos y tecnológicos que dentro de sus posibilidades cada uno ha creído oportuno.

Se puede afirmar que, al día de hoy, se desconoce cuál es la realidad de la I/D en el seno del aparato administrativo autonómico (3) . Siendo la Administración Pública, en este caso la Autonómica , uno de los mayores productores y consumidores de información, consideramos urgente y de gran interés conocer qué centros existen, qué fórmulas se han planteado en cada organismo, y qué nivel de desarrollo ha alcanzado la aplicación de las tecnologías al campo de la LID en el ámbito de la Administración Autonómica de Andalucía. El conocimiento lo más exacto posible de la situación en cada uno de los organismos, puede facilitar el diseño de políticas de LID en el seno de la Junta de Andalucía y el establecimiento de cauces de colaboración sobre bases reales.

Nuestro estudio tiene como objetivos:

a) Localizar las unidades documentales (UD) (4) que existen en el ámbito administrativo de la Junta de Andalucía y conocer cual es el perfil de cada una.
b) Conocer y evaluar cuál es la realidad de cada una de ellas sobre los siguientes aspectos: Recursos documentales, dotación de personal, recursos informáticos (equipos y aplicaciones), tareas y fondos automatizados, productos documentales, uso de telecomunicaciones, presencia de nuevos soportes, trayectoria y evolución, necesidades, problemática actual, etc.
c) Analizar las iniciativas de ámbito regional promovidas desde los órganos con competencias de dirección y coordinación, con incidencia en las UD que nos ocupan. (5)

La investigación se ha desarrollado siguiendo estas fases:

l.ª Fase: Conocer el estado de la cuestión, revisando la bibliografía, y manteniendo entrevistas con funcionarios que tienen alguna responsabilidad relacionada con la materia.
2.ª Fase: Elaboración de un Directorio de UD en el ámbito administrativo de la JA, que hemos llevado a cabo a partir de los directorios profesionales clásicos (6) , guías de la JA (7) y estudiando la Relación de Puestos de Trabajo de cada organismo (8) . El directorio confeccionado (que se reproduce en el Anexo l), lo consideramos abierto, por no tener garantías de que esté completo (9) , intenta referenciar todas las UD (bibliotecas y centros de documentación) que existen en las consejerías, organismos autónomos y empresas públicas de la JA. Los requisitos para ser considerada UD, y por tanto ser incluida en nuestro Directorio de Unidades Documentales de la Junta de Andalucía han sido: que la entidad tenga un propósito de gestionar información registrada (en el sentido que lo entiende J. Shera) , que ésta tarea se ejerza con profesionalidad y que sea una tarea habitual. Nuestra investigación abarca tanto los organismos de tipo sectorial como los de tipo horizontal, ya que la integración de las distintas UD de ambos conjuntos de organismos debería conformar el Sistema de I/D de la Junta de Andalucía. Se excluyen del estudio, por acotación del ámbito de la investigación establecida por los autores, las bibliotecas públicas , los archivos y los museos (10)
3.ª Fase: Estudio de campo para conocer la situación de cada organismo. La recogida de datos la hemos realizado a través de un cuestionario, complementado con visitas y conversaciones con los responsables de los centros. La encuesta se ha centrado en estos aspectos: Dotación de recursos humanos, fondos documentales, equipamiento informática (aparatos y aplicaciones), sistemas de gestión bibliotecaria, sistemas de gestión documental, subsistemas o ámbitos de automatización , productos documentales, servicios automatizados, uso de telecomunicaciones, presencia de nuevos soportes, etc. Para la elaboración de la encuesta nos han resultado de utilidad las encuestas de los dos estudios LIB-2 (11) y la consulta de bibliografía . (12)
4.ª Fase: Estructuración y evaluación de los datos, comparación con estadísticas, estándares nacionales e internacionales y valoración global.
5.ª Fase: Difusión de resultados, cuya reproducción es imposible aquí, por las limitaciones propias de una presentación.

A continuación adelantamos algunas de las conclusiones:


a) El grado de desarrollo de los diferentes organismo en el campo de la automatización presenta considerables desigualdades, que se corresponden con el nivel de integración de la UD en la organización de pertenencia y el grado de dotación de personal de las mismas.
b) Por regla general es muy bajo el nivel de integración de las UD, pertenecientes a consejerías y organismos, en la actividad y estructura de la propia organización a la que pertenecen, siendo escasos' sus recursos personales y de infraestructura. Igualmente es escasa la integración de las UD en redes locales.
c) Es frecuente la presencia de situaciones equívocas en cuanto a la realización de tareas documentales en el seno de consejerías y organismos, dándose, en este sentido múltiples situaciones:
* Realización de tareas documentales por personas cuya preparación no es la del profesional de la documentación , y que ocupan un puesto de trabajo cuyo perfil no pertence al área de Documentación. Ocurre incluso que son varios los puestos de trabajo que se dedican ha hacer trabajos documentales, de forma aislada y sin formación, en el seno de un mismo organismo.
* En un mismo organismo operan varias unidades definidas en la Relación de Puestos de Trabajo como pertenecientes al área de Documentación, que duplican recursos y reiteran trabajos. Cada uno cubre las necesidades de parcelas aislada del organismo a que pertencen, sin ningún tipo de coordinación.
* Se dan organismos en los que existe una UD que opera en el ámbito global de la institución, en lo relativo a la gestión de documentación bibliográfica. En estos casos la UD puede convivir con alguna de las situaciones descritas arriba, y respecto a la definición de los puestos de trabajos que prestan servicio en dicha UD se dan múltiples niveles en cuanto a su denominación y configuración como «documentales». (En todos los casos resulta difícil conocer y valorar la incidencia del personal informática, cuya presencia es evidente, en la gestión de la I/D).
d) Puede decirse que cada organismo ha solventado sus necesidades respecto a la I/D buscando su propia fórmula, que en la mayoría de los casos pivota sobre tres módulos, entre los que no existen puntos de conexión: gestión de documentación administrativa (archivos), gestión de documentación bibliográfica (biblioteca/centro de documentación) y documentación periodística (gabinetes de prensa). En ninguno de los casos se ha conseguido la integración necesaria para llegar a constituir un Sistema de Gestión de Recursos de Información (13) del organismo correspondiente. Esto ha dado lugar a un alto grado de dispersión y descoordinación entre las distintas UD. Por otro lado, no existe un modelo de redes de cooperación, que pudiera dar paso a una colaboración «desde abajo», estableciendo un proceso de centralización, ni un modelo centralizado «desde arriba» propiciado por decisiones de tipo político o administrativas.
e) Automatización, normalización y cooperación son tres elementos interrelacionados. En el ámbito de nuestro estudio, el volumen de automatización es bajo; la automatización y normalización deben dar paso a una mayor cooperación. Se trata de un proceso que debe planificarse, estableciendo niveles, interconexiones, etc., para lograr un sistema de I/D en el seno de la JA.
f) Este sistema de LID no debería quedar como una isla, sino en conexión con otros sistemas (universidades, bibliotecas públicas, archivos, ...). Hoy día, este tipo de conexiones con otros sistemas y las actividades de colaboración son muy escasas en una gran parte de las UD de la JA. En el polo opuesto, existen experiencias puntuales de centros con un alto grado de presencia en instancias de cooperación.


NOTAS

1 Decreto 261/88, de 2 de agosto, sobre coordinación y desarrollo de la política informática de la Junta de Andalucía. En BOJA, 73, 17-9-88.

2 La Ley 8/1983, de 3 de noviembre, de Bibliotecas (BOJA 89, 8-11-83), dice de esta Consejería que «planificará, coordinará e inspeccionará la organización y servicios de las bibliotecas que se integran en el Sistema de Bibliotecas de Andalucía» (art. 1.4). Si bien de la lectura de esta misma Ley y de su desarrollo normativo posterior se concluye que este Sistema lo constituyen las Bibliotecas Públicas, quedando excluidos los centros objeto de nuestra investigación. Es notoria la ausencia de regulación normativa de estos centros, y de un Sistema de Información y Documentación en el seno de la Junta de Andalucía.

3 La Administración no ha hecho público ningún informe o estudio que dé a conocer ni siquiera parcialmente, cual es la realidad del sector. Prácticamente tampoco existen publicaciones que se hayan ocupado del tema: en el ANEXO 2: BIBLIOGRAFÍA , presentarnos algunos trabajos que tangencialmente contienen alguna información sobre el tema que nos ocupa o bien que se refieren a centros concretos.

4 Empleamos el término «unidad documental» para referirnos a «aquella institución documental atendida por especialistas en información y documentación que tiene por objeto la recogida, análisis y tratamiento de la información generada por fuentes intemas y/o Externas a la organización de la que forma parte; para lo que emplea medios personales, recursos técnicos y económicos, al objeto de someter la información a un tratamiento técnico documental que crea utilidad (económica o social) para los usuarios a quienes pretende satisfacer». RAMOS SIMÓN, L. E: Dirección, administración y marqueting de empresas e instituciones documentales. Ed. Síntesis, Madrid: 1995, p. 41.

5 Se trata de actuaciones tales como: a) Base de Datos del BOJA (Centro de Documentación e Información de la Junta de Andalucía). b) Iniciativas de la Dirección General de Organización y Métodos e IGS: Homologación y adquisición de sistemas de gestión automatizada de bibliotecas, Centro servidor de Videotex de la Junta de Andalucía, Intemet

6 MINISTERIO DE CULTURA: Mapa de infraestructuras, operadores y recursos culturales (MIORC). Madrid: Ministerio de Cultura, 1995

MARTíN OÑATE :DirectotiobibliotecariodeAndalucía.Málaga:AsociaciónAndaluzadebibliotecarios,1995.

7 OFICINA DEL PORTAVOZ DEL GOBIERNO: Agenda de la comunicación 1996. Sevilla: Consejería de la Presidencia, 1995

DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS E IGS: Guía de Funciones y Servicios de la Administración Andaluza. Sevilla: Consejería de Gobernación, 1995

8 CONSEJERÍA DE GOBERNACIÓN: Relaciones de Puestos de Trabajo. Sevilla: Dirección General de Organización y Métodos, 1990. (Las modificaciones sucesivas de las RPT deben consultarse en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.)

9 La dificultad en localizar e identificar las UD radica en factores como: la falta de un directorio fiable, denominaciones confusas o no explícitas de los centros y puestos de trabajo , la realización de tareas documentales en unidades administrativas no especializadas, etc.

10 La caracterización y clasificación de las UD no ha sido uno de los objetos de estudio prioritario por parte de los estudiosos. No obstante, existe una clasificación de instituciones documentales, comunmente aceptada: Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación, Museos. Ver MARTÍNEZ COMECHE, J. A.: Teoría de la información documental y de las instituciones documentales. Madrid: Editorial Síntesis, 1995, pp. 121 ss.

11 COMISIÓN DE LA COMUNIDADES EUROPEAS. DIRECCIÓN GENERAL DE TELECOMUNICACIONES, INDUSTRIA DE LA INFORMACIÓN: Estado actual de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información en las bibliotecas y su impacto sobre elfuncionamiento bibliotecario en España. Bruselas: Comisión de las Comunicades Europeas, 1988 RÍOS, Y, y MOSCOSO, P.: Estado actual de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información en las bibliotecas y su impacto sobre el funcionamiento bibliotecario. Puesta al día. LIB-2113-update (Spain). Madrid: Fesabid y Ministerio de Cultura, 1992

12 HERNÁNDEZ MAROTO: La normalización de las tecnologías de la información en la administración pública. Novática, 12 (1991), 93, 25-33.

CAPO, R. M., y otros.: Aplicaciones de las nuevas tecnologías de la información en las bibliotecas de España: Estudio para la Comisión de las CCEE. En Jornadas Españolas de Documentación Automatizada (Segundas: 1986: Málaga), pp.791-803. BUSQUETS, D.: Automatizació de biblioteques: estat de la qéstió a Catalunya. En Jornades Catalanes de Documentació. (4es.: 1992: Barcelona) pp.169-203.

13 Entendemos por Gestión de Recursos de Información «La práctica de la planificación, presupuesto, organización, dirección, formación y control relacionados con la información de la Administración. El término engloba tanto la información en sí como los recursos relacionados, tales como personal, equipo, fondos y tecnología (Circular A-130 de la Office of Management and Budget de la Oficina Ejecutiva del Presidente de los Estados Unidos)». Tomado de CORNELLA, A.: Los recursos de información. Ventaja competitiva de las empresas. Madrid: McGraw-Hill, 1994, p. 148


ANEXO 1

Directorio de unidades documentales de la Junta de Andalucía


ANEXO 2

BIBLIOGRAFÍA

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Este trabajo ha sido publucado en:

MAESSO LÓPEZ, I. y GÓMEZ FERNÁNDEZ-CABRERA, J.: Gestión automatizada de la información en la Administración.- En Jornadas españolas de documentación automatizada (VI, Cáceres, 1996). Sistemas de Información. Balance de 12 años de Jornadas y perspectivas.- Cáceres: Fesabid, 1996.- pp. 403-412. ISBN 84-7723-256-3

 

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