Toda organización, ya sea pública o privada, genera en el ejercicio de sus funciones un patrimonio informativo y documental constituido por documentos de carácter administrativo y jurídico.
     
 Este patrimonio documental posee unos valores intrínsecos que lo diferencian de cualquier otro tipo de documentos (de bibliotecas o centros de documentación): De una parte su valor informativo, su contenido nos aporta datos e informaciones, y de otro lado su valor probatorio y testimonial, susceptible de ejercer como testimonio o prueba de derechos y deberes. Así su custodia, conservación y organización al servicio de la institución que los produce o recibe se hace indispensable para la misma.

Es en este contexto de conservación de las pruebas y del servicio de información donde surge la necesidad del archivo en el seno de las organizaciones.

Al referirnos al archivo aludimos al depósito y ubicación de los documentos, así como a su organización para ponerlos al servicio de la propia institución y de la sociedad. Los archiveros realizan una serie de trabajos de organización, descrip ción y control de la documentación, para hacer posible que el usuario de] archivo disponga de los documentos que precisa y cuando los precisa.

La imagen del archivo, muy extendida, como depósito de material que ya no se utiliza y que se localiza con cierta dificultad, debe situarse lejos de la realidad del archivo (incluso los históricos) concebido como unidad insertada en la estructura de la organización, con un papel de control y estímulo sobre el resto de las unidades administrativas, para la conservación de su "memoria" y como herramienta de trabajo y racionalidad de las actividades propias de la organización.

La Administración Pública (Central, Autonómica y Local) como organización que es, se ha ido dotando a través del tiempo de una red de archivos de muy diverso tipo: Administrativos, históricos, locales, provinciales, nacionales, etcétera. El patrimonio documental andaluz es amplio y variado, ya que existen en nuestra Comunidad Autónoma importantes archivos, públicos y privados, importantes por sus fondos y por su significación. Nos proponemos hablar aquí sólo de los archivos de los que es titular la Junta de Andalucía, quedando fuera de nuestra consideración  los ubicados en Andalucía pertenecientes a la Administración Central, los archivos privados y los  archivos de la Administración Local. Vamos a ocuparnos, pues, de los archivos de la Junta  de Andalucía, situándonos en el marco general del Sistema Andaluz de Archivos.

EL SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS

Cuando en enero de 1984 el Parlamento de Andalucía aprueba la Ley de Archivos (1) , ya habían pasado seis años de andadura autonómica, durante los cuales la gestión administrativa ha ido produciendo información y documentación, sin que la Administración se ocupara de los archivos en que ha de conservarse su propia documentación, y sin preocuparse de dar a los archivos el papel que en el seno de las organizaciones productoras de la documentación les corresponde como unidad de control, normalización y sistematización de documentos.
 
La Ley de Archivos dedica su Título 11 a describir el Sistema Andaluz de Archivos, que se articula a dos niveles: órganos y archivos.

Órganos archivísticos del Sistema Andaluz de Archivos


Los órganos de que dispone la Junta de Andalucía para la gestión de los archivos andaluces, a tenor de lo establecido en la Ley son:
- El Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, al que corresponden las tareas administrativas.
- El Consejo Andaluz de Archivos, órgano de tipo consultivo encargado de asesorar a los órganos directivos en las materias relacionadas con el Sistema Andaluz de Archivos. Presidido por el Consejero de Cultura, sus miembros serán nombrados por dicho Consejero a propuesta de las distintas administraciones e instituciones públicas y privadas con archivos en Andalucía, pudiendo integrarse en él personalidades relevantes relacionadas con los archivos.

 Quedan fijadas en la ley las funciones administrativas y consultiva. La función directiva corresponde a la propia Consejería de Cultura, a través de su Dirección General de Bienes Culturales, que tiene asignada las competencias de Archivos.
 
Posteriormente, desarrollando la Ley de Archivos, se ha publicado el Decreto 323/87, de creación del Archivo General de Andalucía (2) , que en la práctica más que un desarrollo, en algunos aspectos, supone una modificación. Define el Archivo General de Andalucía como servicio administrativo y le asigna funciones en consonancia con dicha definición, produciéndose con ello una duplicidad de órganos (Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura y Archivo General de Andalucía) para una función: la administración de los archivos andaluces, si bien es verdad que el Servicio siempre estuvo vacante y en la actualidad ha sido suprimido, ocupándose de sus tareas un Departamento de Archivo. Pero hay más. Si el Consejo Andaluz de Archivos nunca ha existido, el Decreto que nos ocupa crea un nuevo órgano consultivo, la Comisión Técnica, cuyo ámbito de actuación es el propio Archivo General de Andalucía (3) .
 
En apariencia se ha producido una duplicidad de órganos, en la práctica se ha producido un reduccionismo, ya que el Archivo General de Andalucía, de hecho, por la inexistencia del Consejo Andaluz de Archivos y del Servicio de Archivos, ha quedado como único referente de la organización y actividad de los archivos en Andalucía.

Redes de archivos del Sistema Andaluz de Archivos

Vistos los órganos que asumen las distintas funciones dentro del Sistema Andaluz de Archivos, ocupémonos de los archivos que lo integran. Forman parte del Sistema los archivos de uso público que no sean de titularidad estatal y los privados que decidan incorporarse a él. La Comunidad Autónoma tiene competencia exclusiva sobre el Archivo General de Andalucía, los archivos de las Diputaciones Provinciales y los archivos municipales. Se consideran de uso público los privados que reciban de los poderes públicos subvenciones o ayudas en cuantía superior a la mitad de su presupuesto ordinario o disfruten de beneficios fiscales.
 
El conjunto de archivos que integran el Sistema Andaluz de Archivos, dice la Ley, se configura como una red de centros, entendida ésta como una serie de archivos concatenados de forma ascendente (archivos de oficina, archivo de centro, archivo intermedio, archivo histórico), de tal manera que entre ellos circula la documentación (según va aumentando su edad y va disminuyendo su vigencia administrativa) por medio de un proceso de transferencias de dicha documentación debidamente reglado. En realidad el Sistema Andaluz de Archivos lo constituyen no una sino varias redes superpuestas.
 
Cuando se crea el Archivo General de Andalucía se define como archivo general e histórico y se le sitúa en el escalón más alto del Sistema Andaluz de Archivos. A él deben transferir su documentación los archivos centrales de las Consejerías y Organismos Autónomos de la Junta de Andalucía, del Parlamento y del Defensor del Pueblo, quedando así configuradas la red regional.
Las redes provinciales las encabezan los Archivos Históricos Provinciales y a ellos deben remitir su documentación los archivos centrales de las Delegaciones Provinciales de las Consejerías y Organismos Autónomos de la Junta de Andalucía. La trilogía de redes integrantes del sistema la completarán los archivos comarcales, que aún no existen y ni siquiera han sido diseñados, y estará formada por los archivos de la Administración Local.

Archivos Centrales y Archivo General de Andalucía

Creado el Archivo General de Andalucía en 1987, pasados dos años se crean los archivos centrales de las Consejerías, Organismos y Empresas de la Junta de Andalucía (4) ,no habiéndose creado aún los archivos de las correspondientes Delegaciones Provinciales. Archivo General, archivos centrales y archivos de los Servicios Periféricos o Provinciales son las tres instancias, integradas en la red regional, que deben componer la estructura archivística de la Administración Autonómica.
  
Corresponde al Archivo General de Andalucía organizar y coordinar la actuación de los archivos centrales y ser el receptor último de la documentación procedente de estos archivos centrales.
  
Los archivos centrales, que dependen orgánicamente de su propio centro y funcionalmente de la Consejería de Cultura, tienen como misión recoger y seleccionar la documentación producida o recibida por su consejería, organismo o empresa. Deben conservar, organizar, describir y facilitar esa documentación para el uso administrativo y transferirla en su día al Archivo General de Andalucía. Los directores de estos archivos centrales tienen asignada su función también sobre los archivos de las oficinas, debiendo velar por la adecuación archivística de la conservación y organización de los documentos en las mismas y ordenando su selección, eliminación y transferencia al archivo central.


ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICA

Hemos visto hasta aquí el diseño normativo del Sistema Andaluz de Archivo, las redes que lo integran y los órganos responsables de su administración. Incluso el profano se percata de que para tener una visión global de una organización es necesario conocer sus normas de funcionamiento y sus recursos económicos y personales.

Normas de funcionamiento

En cuanto a normas de funcionamiento el Sistema Andaluz de Archivos, tanto en la Ley como en los decretos de creación del Archivo General de Andalucía y de los archivos centrales, no pasan de definir los órganos de los que ya hemos hablado, prometiendo para el futuro la reglamentación de otros aspectos tales como: las transferencias de la documentación de unos archivos a otros, los expurgos (eliminación de documentación), el Reglamento del Consejo Andaluz de Archivos, el acceso del ciudadano a los archivos, la incorporación de ciertos fondos al Patrimonio Documental Andaluz, edificios e instalaciones, reglamentos del Archivo General de Andalucía y de los Archivos Centrales, etc.

Recursos económicos y humanos

No hay lugar aquí para ocuparnos de los recursos económicos que destina la Junta de Andalucía a los archivos, que salvo excepciones, se asigna dentro del presupuesto general de la institución u organismo titular de cada archivo, siendo destinados esos fondos en general a los edificios e instalaciones y al personal, dejando al descubierto otras necesidades.
  
El personal técnico que debe servir cada archivo se refleja de forma individualizada en la Relación de Puestos de Trabajo de] organismo al que el archivo pertenece, resultando a todas luces insuficiente, y el personal auxiliar se adjudica de forma alcatoria, entrando el archivo en el reparto que dentro de su organismo se hace entre todas las unidades, contando por lo general con poca fuerza y escasos apoyos para conseguir los efectivos necesarios. Veamos el personal especializado que la Junta de Andalucía destina para servir los sus archivos.
  
El Archivo General de Andalucía cuenta con un puesto de director y tres departamentos (Administración, Conservación y Gestión documental), al frente de los cuales debe estar un funcionario de Cuerpos con Titulación Superior especializada en cada una de las funciones. Se asignan a este archivo además dos ayudantes de archivo y un asesor técnico. En total siete especialistas.
  
El puesto de director de los archivos centrales de Consejerías, Organismos y Empresas debe ser ocupado por un funcionario de las mismas características que los anteriores. Estos archivos cuentan además con uno o dos ayudantes de archivo. Existen catorce puestos de director para otros tantos archivos centrales y dieciocho de ayudantes de archivo.
  
Los Archivos Históricos Provinciales están dotados con un director, uno/dos ayudantes y dos/tres asesores técnicos.
  
Legalmente existen dos categorías de personal especializado: Facultativos y Ayudantes. Sobre su formación y reclutamiento está establecido como único sistema de acceso la oposición, habiéndose convocado hasta la fecha diecinueve plazas de Archivero y ocho plazas de Ayudante de Archivo. Como puede observarse, no todas las plazas a las que nos hemos referido están ocupadas según este mecanismo.
  
Ni todas las plazas de especialistas que realmente se ocupan de los Archivos en la Junta de Andalucía aparecen en la Relación de Puestos de Trabajo. Existe otro personal con titulación superior, y larga experiencia, que se viene ocupando de los archivos de las formas más dispares: interinos, laborales, etc., a los que no se les reconoce su trabajo específico de archivemos, dándose esto en aquellos centros que comenzaron a ocuparse de los archivos, antes de que la Junta de Andalucía se ocupara de su reglamentación, o aquellos otros, como los archivos de algunas Delegaciones Provinciales, que existiendo, no se han creado oficialmente.
  
Respecto a la formación de profesionales existe una experiencia excepcional en Andalucía, que son los Cursos de Archiveros organizados por el Instituto Andaluz de Administración Pública y la Consejería de Cultura. Destinados a titulados superiores, se imparten desde hace siete años, con una duración de más de trescientas horas.

CONCLUSIÓN 

Esta presentación que hacemos de los archivos de la Junta de Andalucía y del Sistema Andaluz de Archivos resulta negativa y pesimista, no por interés del que lo escribe. La propia Consejería de Cultura, cuando en 1989 elabora el Plan de Archivos, dentro del Plan de Bienes Culturales (5) , parece que tiene delante el mismo cuadro y con los mismos colores. A modo de colofón y visión panorámica de la situación actual echemos un vistazo a dicho Plan.

Entre los males que aquejan a nuestros archivos se señalan:
- Escaso fomento de donaciones.
- Problemas de conservación de fondos por escasez de medios.
- Disparidad de pautas archivísticas. Ya hemos visto que no existen normas elaboradas por los órganos competentes ni tampoco pautas de actuación elaboradas de forma cooperativa por los propios especialistas.
- Escasez de programas de acercamiento de los archivos al público y a los estudiosos.

El Plan fija unos objetivos para atajar estos y otros males:
- Dotación de personal especializado y auxiliar suficiente.
- Dotación de equipamiento e instalaciones a todos los archivos de Andalucía.
- Organización de una política archivística que pen-nita la aparición de un corpus legislativo y normativo para los aspectos urgentes: construcción e instalaciones, mantenimiento, elaboración de un Reglamento de los Archivos de la Comunidad Autónoma.
- Redacción de normas archivísticas específicas para la organización de la documentación.
- Formación de nuevos profesionales y promoción y perfeccionamiento de los existentes.  

- Coordinación de los archivemos en materia de tratamiento y servicio de la documentación.

  
 Esto se puede leer en el Plan de Archivos. Y como quien dice, todo está por hacer. Como están por cumplir una serie de mandatos fijados, incluso con plazos concretos, en las propias normas que regulan los archivos de la Junta de Andalucía:
- Regulación de la transferencia de los fondos de los archivos centrales al Archivo General de Andalucía. - Realización de estas tansferencias anualmente.
- Elaboración de las normas sobre organización, descripción e instalación de los fondos de los archivos centrales.
- Supervisión por parte de la Consejería de Cultura de las instalaciones y equipamientos de los archivos centrales y existencia del preceptivo informe favorable.
- Creación y regulación de los archivos de los Servicios Periféricos.
- Reglamentación de la eliminación o expurgo de documentos.
- Regulación del acceso del ciudadano a los archivos.
- Reglamento del Archivo General de Andalucía y de los archivos centrales.

NOTAS

1. Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA n.º 4, de 10-1-84).
2. Decreto 32311987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andalucía (BOJA n.º 9, de 5-2-88).
3. Orden de 6 de junio de 1989, por la que se regula el régimen de actuación y las funciones de la Comisión Técnica del Archivo General de Andalucía BOJA n.º 42 de 15-6-89).
4. Decreto 233/1989, de 7 de noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía (BOJA n.º 281, de 18-4-89).
5. Plan General de Bienes Culturales (BOJA n.º 281 de 18-4-89).